Egy vállalat életében számos, különböző feladatot kell folyamatosan kiválóan kiviteleznünk ahhoz, hogy minden ügyfelünk elégedett legyen. Ezekhez azonban nem célszerű csak úgy, spontán nekivágni. Projekttervezés nélkül ugyanis fennáll a veszélye annak, hogy a projekt megvalósítása időben csúszik, esetleg nem teljesülnek a megrendelői elvárások. Cikkünkben bevezetünk a tervezés rejtelmeibe, és mindennek digitális megvalósításába is!
Projekttervezési alapfogalmak: miért is hasznos ez vállalkozásodnak?
A folyamat fókusza az alapos projektterv. Ez egy olyan dokumentum, amelyben pontosan rögzítik a projekt célját, annak hatókörét, és minden olyan folyamatot a részfeladatokkal együtt, amely a célig elvezet. Az erőforrások, az egyes elemek várható költségei, illetve a minőségmenedzsmenti, kockázatkezelési és kommunikációs tervezés szintén fontos részei ennek az anyagnak.
Egy jó projekttervvel tehát nemcsak az érdekeltjeinkkel (stakeholders) való együttműködést tervezhetjük meg, de a cégen belül is könnyedén átláthatóvá, kioszthatóvá tehetjük, ki melyik feladat felelőse. Egy projekthez általában egy megrendelő (szponzor), egy projektmenedzser, egy projektcsapat, valamint a további felhasználók és szakértők tartoznak. Ők mindannyian tisztában vannak hatókörükkel, és azzal, hogy mi a projekt határideje és végcélja.
Neked van már projekttervező szoftvered?
Próbáld ki a TeamCollab ingyenes verziót most!
Projekttervezés 5 egyszerű lépésben
Ez így elsőre lehet, kicsit tömény és bonyolultnak tűnik. Ám elemeire lebontva a folyamatot Te is látni fogod: nincs benne semmi ördöngösség!
0. Piackutatás
Még azelőtt, hogy bármibe is belefognánk, elengedhetetlen, hogy alaposan megismerjük a piacunkat. Van-e igény arra, amit csinálni szeretnénk? Ha igen, mennyiben megvalósítható a célunk, és egyáltalán: mit szeretnénk elérni a projekt végén? Mindezeket érdemes egy üzleti esettanulmányban (business case) összefoglalni, kitérve a rizikófaktorokra, a projekt előnyeire is. A tanulmánynak mindemellett tartalmaznia kell egy költség-haszon elemzést is, hogy felkészüljünk minden várható kockázatra.
1. A projekt felelősök meghatározása
Nincsen jó projektterv egy igazán kompetens menedzser nélkül – így először is ezt a személyt kell kiválasztanunk cégünkből. Ezután következhet a résztvevők definiálása, akikről fentebb már ejtettünk szót (megrendelő, projektcsapat, külsősök stb.).
2. A scope, azaz a projekt hatókörének behatárolása
E dokumentum megalkotása abban segít majd minket, hogy átlássuk az összes elérendő eredményt, és a hozzájuk vezető – számokban is mérhető – utat. A projektmenedzsernek az lesz a feladata, hogy a projektet mindvégig a scope-on belül tartsa, és a tervnek megfelelően kezelje a felmerülő változásokat. A scope-ban minden elvárás, leszállítandó munkacsomag és valamennyi résztvevő célja tisztázottan jelenik meg. A munkát lassító félreértések esélyét így minimalizálhatjuk.
3. A feladatok strukturálása
Ha mindezzel megvagyunk, következhet is a projekt munkafázisokra osztása. Ezt egy feladatlista vagy feladatlebontási struktúra (WBS=Work Breakdown Structure) tehetjük meg. Itt kétféle feladattípussal találkozhatunk: az összefoglaló (tehát nagyobb) feladattal, illetve a munkacsomaggal (kisebb részfeladat). Mindezek révén az ütemezés és a projektfeladatok, valamint ezek költségigénye könnyebben átláthatóvá válik. Emellett azt is jobban átláthatjuk, milyen projektcsapatok létrehozására van még szükségünk, valamint a beszállítók, az alvállalkozók felelősségkörét is.
4. Költség-és időtartam-tervezés
A projekttervezés további, fontos eleme minden, várható kiadás és bevétel számszerűsítése, illetve a projekt időtartamának meghatározása. Így pontosabban láthatjuk, mikor térül meg a projekt a cégünknek. Mindezt pedig kockázatelemzéssel bővítve számbavehetünk minden olyan tényezőt, melyek potenciálisan támogathatják vagy éppen gátolhatják terveink sikerét.
5. A kommunikációs terv megalkotása
A projekten belül és kívül egyaránt szükségünk van a hatékony információátadásra. Az egyértelműsítéssel senkinek sem lesz azzal problémája, hogy nem tudja: ki, mikor, mit és hogyan csinál. A kommunikációs tervben minden ilyen részlet rögzítésre kerül. A szervezeten kívüli, jól szervezett marketing pedig a projekt bevételeinek szempontjából kulcsfontosságú.
Így néz ki mindez digitálisan
Ha elkészült a projektterv, már „csak” két fő feladatunk van vele: jóváhagyatni a szponzorral vagy megbízóval, ezután pedig végrehajtani a dokumentumban foglaltakat.
Ha megkaptuk a jóváhagyást, az így létrejött alaptervre (baseline) építhetjük a projekt kivitelezését. A későbbiekben azonban előfordulhat, hogy ezt a tervet is aktualizálni kell. Ez a megfelelő projektmenedzsment szoftverek és támogató eszközök révén nem lesz probléma. Ma ugyanis már a legtöbb projekttervező szoftver lehetővé teszi, hogy több projekttervet is elmentsünk benne.
Ilyen például a TeamCollab projekttervező szoftvere is!
Próbáld ki az ingyenes verziót most!
A virtuális projekttervezésnek további nagy előnye, hogy így minden résztvevővel azonnal megoszthatjuk a legszükségesebb információkat, illetve a felmerülő változtatásokat. Digitálisan ugyanis a legkülönbözőbb nézetekből, szűrőkből és rendezési lehetőségekből választhatjuk ki a projekt és a résztvevők számára legideálisabbakat. A riportokat akár ki is nyomtathatjuk, de digitálisan is tárolhatjuk. A projekttervező szoftvereket pedig az igényeinknek megfelelően választhatjuk ki. Van, amely gyakorlatilag az összes, egymásba ágyazott projektet kezelni tudja, így a komplexebb vállalásainkat is könnyedén átlátjuk majd általa. Ha egy egyszerűen kezelhető, de kreatív projekttervezőre vágyunk kevésbé bonyolult projektjeinkhez, választhatunk olyat is, míg ha a kommunikációt helyeznénk a középpontba, arra is van lehetőségünk.
Ha tehát belevágunk a profi projekttervezésbe, biztosak lehetünk benne, hogy jócskán kitágítjuk üzleti lehetőségeinket. A fókuszált csapatmunka eredménye pedig egy minden eddiginél sikeresebb projekt lehet, mely a legmerészebb elképzeléseinket is felülmúlja.
Cégvezetőként eleged van a káoszból?
Segítünk hatékonyan megszervezni a csapatod munkáját.
- Rendezd a feladatokat, határozd meg a prioritásokat, és kövesd nyomon a határidőket egyszerűen.
- Vitorlázz sikeresen a projektek hullámzó tengerén a tervezési fázistól a sikeres befejezésig.
- A célkitűzés a csapatod iránytűje a sikerhez, inspirál és összekovácsolja a munkatársakat.
