Kulcseredmények az OKR rendszerben

A misszió, a vízió és a stratégia megfogalmazása után a célok melletti utolsó építőelem a kulcseredmények.

Előző cikkünkben a célokat jártuk körbe. Most, hogy ezeket már megfelelően felállítottuk, meg kell határoznunk, hogy mi alapján tudjuk megállapítani, hogy már elértük a kitűzött célunkat.

Ehhez van szükség a kulcseredményekre, amelyek olyan mérőszámok, amikkel az előrehaladást tudjuk nyomon követni. Ezzel fordítjuk le a minőségalapú (számok nélküli) célmegfogalmazásokat mérhető, kvantitatív (számokkal jelölt) teljesítménymutatókra.

Kövesd nyomon a céljaidat az alkalmazásunkban!

Mi a kulcseredmény?

A kulcseredmény tehát egy olyan kvantitatív, számmal képviselt mutató, amely arra a kérdésünkre ad választ, hogy elértük-e már a célunkat, illetve hol tartunk annak elérésben. A számok minden egyes felülvizsgálatnál az aktuális helyzetet mutatják meg. Ez az állandóan friss információ segít minket abban, hogy céljaink irányának helyességét ellenőrizzük, illetve időben tudjunk korrigálni, ha valami láthatóan félresikerül, nem hozza a várt eredményt.

Mire jó a folyamatos nyomonkövethetőség?

Az OKR célok megvalósítását alapvetően egy negyedévre határozzuk meg. Vagyis negyedévenként kell felülvizsgálni, hogy sikeresen megvalósultak-e a kitűzött céljaink.

Amennyiben valami hiba történt a számításban, az már elég késő, ha a teljesítésre kijelölt időszakasz végén szembesülünk vele. Akkor már nem tehetünk mást, mint kiértékeljük a helyzetet.

Ha azonban ez a nyomonkövetés folyamatos, akkor már előbb rájöhetünk, hogy valami rosszul működik, így időben tudunk korrigálni rajta. Ezzel a sikerességünket tudjuk növelni.

Pontosan mi legyen a kulcseredmény?

Hogy milyen számszerű adatokat rendelünk egy-egy célhoz, az teljesen egyéni, magától a vállalkozástól, üzlettől függ. Minden üzletágban a megfelelő számosított nyelvezetre kell átfogalmaznunk a kijelölt céljainkat.

Az előző, Célok c. cikkünkben leírt példánál maradva, ha az a célunk, hogy egy „ellenállhatatlan“ és „vonzó“ honlapot alkossunk, ezt az adott területre vonatkoztatva tudjuk megtenni, nincs egyetlen általános recept.

Jelen esetben lefordíthatjuk így:

  • A látogatók 20%-a visszatér az oldalra egy héten belül.
  • A látogatók 10%-a érdeklődik a tréningünkről és a konzultációs szolgáltatásunkról.

Még egy lényeges dolog a kulcseredmények kapcsán:

A mérőszámoknak teljesíthetőeknek kell lenniük, ugyanakkor megvalósításuk igényeljen kihívást, újfajta módszertanok kidolgozását, a kivitelezést akadályozó problémák megoldását.

Milyen a jó kulcseredmény?

Az előzőekben adtunk egy átfogó képet a kulcseredmény fő ismérveiről. Ahhoz, hogy valóban működő kulcseredményeket tudj meghatározni, a már említett tulajdonságokon kívül van még néhány jellemző, amit érdemes figyelembe venned.

A hatékony kulcseredmény jellemzői

Kvantitatív

A célok mindig minőségiek, megjelenítve a kívánt cselekvést, míg a kulcseredmények szükségszerűen kvantitatívak, tehát számokat tudunk hozzárendelni, miáltal biztonsággal megállapíthatjuk, elértük-e már a célunkat.

Lehet darabszám, pénzösszeg, százalékos érték, vagy bármilyen más formátum, ami a megszámlálhatóságot reprezentálja.

Azon kívül, hogy a számok egyértelműen megjelenítik az előrehaladás mértékét, többre is képes.

Eredményeket jelenítenek meg, amik kézzelfoghatóak és egyértelműen jelzik egy cselekvés (célkitűzés) hatékonyságát. Például egy hirdetési kampány mellett kedvezményesen indított második kampánnyal elért eredménymutatók meggyőzhetik az ügyfelet, hogy minél több kampányt futtatnak, annál magasabb lesz a bevétel, így hajlandók lesznek többet költeni teljes áron is a hirdetésekre.

Kihívást jelentő

Tudományos kutatások eredményei alapján kimutatták, hogy az elvárások növelése a célkitűzésekben és a kulcseredményekben a teljesítmény növekedéséhez vezet és növeli a munkahelyi elégedettség szintjét.

Megfordítva, ha könnyen elérhető célokat tűzöl ki, várhatóan el fogod érni azokat, de a motiváció és az energiaszint valószínűleg alacsonyra zuhan.

Amikor a kulcseredmények kidolgozását végzed, arra bíztatunk, hogy feszegesd a határokat, hogy a kihívást jelentő feladat újfajta gondolkodást, új ötleteket idézzen elő.

Mindemellett szem előtt kell tartani, hogy a cél elérhető legyen, különben a motiváció nullára is visszaeshet (ld. még Célok c. cikkünket)

Specifikus

A kulcseredmények megfogalmazásában mindig egyértelmű kifejezéseket, fogalmakat kell használni, hogy azok mindenki számára érthetőek legyenek, ugyanazt jelentsék. A többértelműség félreértéshez, így a célok nem megfelelő teljesítéséhez vezethet.

Mindenki számára legyen egyértelmű, mi az elvárt eredmény, és mi a teendő ezzel kapcsolatban.

Magunkénak érezzük

Fontos, hogy minden kulcseredmény megalkotásánál a folyamatban részt vevő személyek magukénak érezzék az eredményt. Ne egy fölülről jövő ukáz mondja meg, hogy min kell dolgozni, hanem közös gondolkodás, kidolgozás eredményeként szülessen meg. Így a résztvevők nem csak felelősséget vállalnak érte, de magukénak is érzik, és így sokkal motiváltabbak lesznek azoknak a feladatoknak a végrehajtásában.

Előrehaladás-alapú

Teresa Amabile harvardi professzor fogalmazta meg „az előrehaladás alapelvét“ (The Progress Principle, TEDx beszédét meghallgathatod eredetiben a linkre kattintva).

Kimondja, hogy az emberek motivációja és teljesítménye alapvetően attól függ, hogy tapasztalnak-e előrehaladást a munkájuk által. Ez az előrehaladás lehet nagyon apró is, kicsi sikerélmény, de már ez is motiválja a további munkára, növeli a kreativitását és a teljesítőképességét.

Ebben is tudnak segíteni a kulcseredmények, hiszen mi sem szemlélteti jobban az előrehaladást, minthogy egyre jobban megközelítjük a kitűzött célszámainkat.

Vertikális és horizontális igazodás

Fontos az átláthatóság. Mindenkinek tisztában kell lennie a kitűzött mérőszámokkal. Kell, hogy a kulcseredmények igazodjanak az egymásnak alá/fölé rendelt vállalati szintek igényeihez, valamint legyen rálátása az egymástól függő szervezeteknek is a kulcseredményekre. Mindenki tudja, ki hol tart, ezzel is motiválva egymást. (A későbbiekben erre a pontra visszatérünk egy külön cikkben.)

Vezessen a megfelelő viselkedéshez

Sokat hallani a fókuszálás fontosságáról, hogy figyelemmel kísérjük azt, amiben fejlődést akarunk elérni. Ilyenkor valóban eredményeket érünk el, de arra is ügyelnünk kell, hogy nehogy egyoldalú figyelemmel forduljunk a dolgok iránt. Ha csak egyvalamit mérlegelünk egy döntés meghozatala, vagy egy kulcseredmény bevezetése kapcsán, könnyen félrevihet minket a valódi célunk elérésében, mert rossz intézkedésekhez vezethet.

Egy példával szemléltetjük, mire is akarjuk felhívni a figyelmedet.

Egy gyorsétterem-lánc csökkenteni akarta a nap végén megmaradt készételek mennyiségét, ezzel redukálva az így kidobott pénzt. Bevezették, hogy minden nap ellenőrzik a megmaradt ételmennyiséget.

Az éttermek éjfélig tartottak nyitva. Az üzletvezetők, hogy elkerüljék a büntetést, elrendelték, hogy este 11 után már ne főzzenek ki ételt. Csak akkor készítették el, amikor betért egy vendég. Így azonban már nem tudták teljesíteni a gyors kiszolgálást, így a vendégek megtanulták, hogy máshova menjenek, ha gyors kiszolgálást keresnek.

A legjobb szándék is tévútra vihet, ha egyoldalúan vizsgáljuk a helyzetet. Minden kulcseredmény bevezetésekor át kell gondolni, hogy az adott paraméter mérésének bevezetése hogyan hat a dolgozók viselkedésére.

Tippek kulcseredmények megalkotásához

Kulcseredmény, nem minden

Meg kell találnod a vállalkozásod számára legfontosabb, értéket adó paramétereket. Egy vállalkozás általános üzemeltetéséhez, kapacitásnöveléséhez szükséges lépések (pl. 10 új ember felvétele a céghez) nem tekinthetők kulcseredménynek. Nem igényelnek innovatív gondolkodást és a határok feszegetését a megvalósításukhoz.

Eredményeket határozz meg, ne feladatokat

Kapcsolódva az előző ponthoz, nem az a feladatod, hogy az elvégzendő tennivalók listáját állítsd össze, hanem, hogy valódi kulcseredményeket határozz meg.

Mi a különbség a feladat és a kulcseredmény között?

Egyrészt a feladatot egy-két nap alatt el tudod végezni, egyszerű, nem igényel problémamegoldást. Továbbá a megfogalmazásánál használt ige is segít eldönteni. A relatíve passzív (segíteni, részt venni, értékelni) igék feladatokat jeleznek. Ebben az esetben lépj egy fokkal följebb, és vizsgáld meg, hogy miért segítünk, miért veszünk részt vagy miért értékelünk? Ennek eredménye valószínűsíthetően egy kulcseredmény, amely egy cselekvésközpontú igével társul.

Használj pozitív nyelvezetet

A pozitív kifejezés fontosságára kitértünk a Célok c. cikkünkben. Ugyanúgy vonatkozik a kulcseredmények megfogalmazására is.

A pozitív hangvételű tálalás növelni fogja a motivációt és az elköteleződést.

Legyen egyszerű és érthető

A kulcseredmény legyen egyszerű és érthető mindenki számára. Ne végzettséghez legyen kötve az érthetősége.

Lehet számodra bármennyire kifejező egy kulcseredmény, ha még az alapvető dolgokat sem tudod megérteni másokkal, hogy mi ez, mit jelent és mire van hatással – nem fog működni.

Egy kulcseredmény nem attól erős és kifejező, hogy bonyolult és senki sem érti. Éppen ellenkezőleg! Legyen mindenki által befogadható és elfogadható.

Légy nyitott minden lehetőségre

Előfordulhat olyan eset, amikor kigondolsz egy kulcseredményt, és annyira biztos vagy annak tökéletességében, hogy minden további megbeszélést leállítasz azzal kapcsolatban.

Amikor belekezdesz a kulcseredmények kiválasztásába, fontos, hogy alázatos légy. Tudomásul kell venned, hogy nem ismered az összes választ. Fontolj meg minden lehetőséget, mielőtt véglegesíted a célhoz rendelt kulcseredményeket.

Jelölj ki egy tulajdonost

Jól ismert jelenség, hogyha van egy feladat, és azt több embernek osztják ki, egyikük sem érzi magát felelősnek az elvégzéséért, így nem is lesz kész.

Drámai példával élve, ha valakinek szívrohama van az utcán, akkor senki se fog a segítségére sietni, mert mindenki azt feltételezi, hogy majd valaki más segít.

Ugyanez igaz a kulcseredményekkel is. Ki kell jelölj egy személyt, aki felelős az adott kulcseredménnyel kapcsolatos feladatokért, aki úgymond a tulajdonosa lesz. Ez a személy nem a teljesítményért felel egyszemélyben, hanem az eredmények alakulásának követéséért, információ átadásáért, a mutatók riportálásáért. Egyszóval menedzseli az adott kulcseredményt.

A kulcseredmény típusai

A teljesítménykövető rendszered fejlettségétől és az elérhető adatoktól függően egynél több típusú kulcseredményt használhatsz.

A gyakorlatban három elsődleges variációt különböztetünk meg:

  • Kiindulási kulcseredmények
  • Metrikus kulcseredmények
  • Mérföldkő kulcseredmények

Kiindulási kulcseredmények

Új stratégia felállításánál, vagy mert magát az OKR rendszert újonnan vezeted be a vállalkozásodba és hiányos a tapasztalatod teljesítménymérés terén, valószínűleg szükséged lesz legalább néhány kiindulási kulcseredmény megfigyelésére. Az első negyedévben a kiválasztott kulcseredményekre adatokat gyűjtesz, miáltal megkapod a kiindulási adatokat, amihez képest a következő negyedévben új célszámokat tudsz meghatározni.

Metrikus kulcseredmények

Amikor mérésekről beszélünk, alapvetően a metrikus rendszerű számadatok jutnak eszünkbe. A metrikus kulcseredmények nyomon követik azokat a kvantitatív eredményeket, amelyek a célok sikerességének felmérésére hivatottak.

Három altípusa van:

  • Pozitív mutatók: általában a nő, növel, kiépít stb. szavakkal párosul. A kulcseredmény pozitív megfogalmazással kerül kitűzésre.
  • Negatív mutatók: legtöbbször a csökken, csökkent, megszüntet és hasonló töltetű igék jellemzik. Életképes opció, de, ahogyan korábban említettük, célszerű a kulcseredményeket pozitív nyelvezettel megfogalmazni, mert az motiváltabbá tesz a céljaink elérésében.
  • Küszöbérték kulcseredmények: tartományt jelöl meg egy adott értékre, ahol nem lehet pontos számot meghatározni. (pl. kihasználtsági ráta)

Mérföldkő kulcseredmények

Alkalmanként előfordulhat, hogy minden törekvésünk ellenére előkerülnek olyan mutatók, amiket nagyon nehéz metrikus kulcseredménnyé átformálni. Ez többnyire az eldöntendő kérdések esetén fordul elő, amikor látszólag bináris eredménnyel van dolgunk. Megtörtént valami, vagy sem? Az ilyen „igen vagy nem“ válaszok nem elfogadhatóak az OKR rendszerben. Mindent számokká kell konvertálni annak érdekében, hogy megfelelően látni lehessen az előrehaladást.

Minden eddig felsorolt kulcseredmény típus esetében előnyös a pontozásos rendszer (scoring) alkalmazása, de a mérföldkő kulcseredményeknél különösen alapvető. A pontozás lényege, hogy nem metrikus eredményekhez egy számskáláról (pl. 0,0-tól 1,0-ig) pontértéket rendelünk bizonyos teljesülések esetén. (A pontozásra később egy külön cikkben részletesebben kitérünk majd.)

Egészségi mutatók

A kulcseredmények ezen típusa különbözik az előző háromtól. Nem negyedéves célokhoz rendelt mérőszámokról van szó, hanem egy-egy stratégiailag fontos, folyamatos monitorozást igénylő dolog követésére szolgál, akár éveken keresztül.

Ilyen egészségi mutatók lehetnek a vásárlói hűség, a bevétel növekedése, a nettó profit alakulása és egyéb hasonló mutatók, amik folyamatosan mutatják, hogy a vállalkozás megfelelően működik-e.

Kövesd nyomon a céljaidat az alkalmazásunkban!

Ha a megfelelő kulcseredmények megfogalmazása problémát okoz, keress minket bátran, segítünk a vállalkozásod számára megfelelő kulcseredmények kialakításában. Kapcsolatfelvétel.