Egy feladatkezelő szoftver bevezetése észrevétlenül teheti egyszerűbbé és gyorsabbá a céges működéseteket. Miben rejlik ennek a titka, és miért érdemes Neked is elgondolkodni a használatán? Cikkünkben bemutatjuk, hogyan növelheted varázsütésre profitod és könnyítheted meg munkavállalóid életét egy feladatkezelő szoftverrel!
Néha a zsenik is megunhatják a káoszt
Egy vállalkozás esetében a pörgés miatt sosincs időnk unatkozni. Egy hirtelen jött ügyfél tájékoztatása, a napi 5. meeting és a folyamatos telefonhívások között érthető igény, ha szeretnénk tudni, melyik feladat hogy áll. Csakhogy az el-elkallódó post-itek, a kinyomtatott, de valahová elkevert táblázatok erdejében ezt egy kicsit nehéz megtennünk.
A mai modern, online világban már sokszor a kapcsolatfelvétel is virtuálisan zajlik. Így nem engedhetjük meg magunknak, hogy ne tudjuk pontosan, melyik projekt éppen hogy áll, vagy azt, hogy ki foglalkozik vele éppen. Ahogyan azt sem, hogy órákon át keresgélni kelljen bárkinek is az adott feladathoz szükséges információkat. A határidők betartása is sokkal könnyebb a csapatnak, ha akár előre napokkal vagy hetekkel látják, mik lesznek a feladatok. Ezen a ponton lép be a feladatkezelő szoftver a képbe.
Íme egy remek példa, ha feladatkezelő szoftvert keresel.
Próbáld ki a TeamCollab ingyenes verzióját most!
A feladatkezelő szoftver jelentése, és használatának jelentősége
A feladatkezelő szoftver tulajdonképpen egy olyan program, amely segít kezelni a feladatok életciklusát. Nemcsak nyomon követhetjük általa, hol tart éppen egy folyamat, hanem meghatározhatjuk a részfeladatok határidejét, és delegálhatjuk a legkompetensebb személyekre az adott feladatkört. Így biztosak lehetünk benne, hogy minden projekt a megfelelő ütemben haladjon, csúszások nélkül. Az átláthatóság jutalma pedig minden esetben egy szervezettebb, rendezettebb munkavégzés, ahol dolgozóinknak nem kell találgatnia, mi az ő dolguk egy adott napon. A szoftver abban is segít, hogy senki se dolgozzon párhuzamosan ugyanazon a feladaton: mindenki nyomon követheti általa, ki mit csinál.
Mi a hasznunk mindebből cégvezetőként?
Egyrészt az, hogy a munkahelyi „malmozást” minimálisra csökkenthetjük. Ha mindenkinek pontosan kijelöljük a feladatait és feladatköreit, kisebb az esélye az üresjáratoknak. Így a munkájuk is rugalmasabbá, hamarabb elvégezhetővé válik – ami felszabadíthatja az idejüket a következő fontos feladatokra.
Másrészt javulhat az ügyfeleinkkel való kommunikáció is. Ha látjuk egyetlen, összefüggő online felületen, hogy éppen hol tart a megrendelésük – sőt, akár velük is megosztjuk az adott táblát – ,azzal az irántunk való lojalitásukat is növelhetjük. Hiszen ki ne akarna egy olyan céggel dolgozni, ahol minden folyamat a lehető legnagyobb rendben zajlik?
Az 5 legjobb feladatkezelő szoftver a piacon
Már látod, mennyivel könnyebbé tenné vállalkozásod életét egy feladatkezelő szoftver, de nem tudod, melyiket lenne érdemes választanod a sok közül? Most összegyűjtöttük a legjobb programokat, amelyek elérhetőek a piacon és a legfontosabb előnyeiket!
Segítségre van szükséged? Próbáld ki a TeamCollab ingyenes verzióját most!
Asana
A népszerű klasszikus. Szinte nincs is, aki ne ismerné ezt a programot az üzleti berkeken belül. Nem véletlenül: a program révén nemcsak a csapat feladatait, projektjeit rendszerezhetjük, de a kampányelemeket is áttekinthetjük, vizuális táblákat hozhatunk létre rajta. A projektekhez pedig sablonokat készíthetünk, akár egyetlen kattintással. A jelentések, a dokumentumok kezelése és a párhuzamos projektek futtatása sosem volt ilyen egyszerű.
MeisterTask
A biztonságos. Ha sok olyan projekten dolgoztok, amelyek érzékeny információkat tartalmaznak, ez a számos biztonsági funkciót tartalmazó program lehet a legjobb választás hozzájuk. A felületen található Kanban-táblákkal és statikus projekttáblákkal segíthetjük csapatunkat a munka vizualizálásában. Akár az ismétlődő feladatsablont is beállíthatjuk rajta.
Trello
A felhasználóbarát. Használata rendkívül könnyű, így dolgozóid munkaidejéből nem vesz el túl sokat a program megtanulása. Alapvetően három fő része van: a „Listák”, a „Táblák” és a „Kártyák”. A feladatokat a „Táblák” fülön adhatod meg, a „Listák”-on pedig megtekintheted, éppen ki és hol tart az adott feladatoknál. A „Kártyák” pedig mindazon információkat tartalmazzák, melyekre még szüksége lehet kollégáidnak az adott feladathoz (linkek, képek, fájlok, szöveges magyarázatok és utasítások). Két nézet közül lehet választani a feladatok megtekintéséhez: az idővonal és a naptár.
Todoist
A rugalmas. Gyakorlatilag bárhonnan elérhető. Beépülő modulként az Outlookból, a Gmail-ből vagy a Chrome-ból, gépről, böngészőből vagy mobilról egyaránt igénybe vehető. A tennivalók címkézése (akár színkódokkal), a határidők beállítása, az emlékeztetők felvétele csakúgy remek funkciói, mint a tény, hogy minden projektet és a hozzájuk kapcsolódó összes folyamatot egyetlen felületről láthatjuk át.
Válaszd bármelyik rendszert is, abban biztos lehetsz, hogy az eredmények magukért beszélnek majd. Az első riadalmak után pedig dolgozóid is belátják majd: a feladatkezelő szoftver nemhogy nem veszi el a munkájukat, hanem gyorsabbá is teszi azt. Így azzal párhuzamosan, hogy maximálisan kibontakoztathatják a bennük lévő, kreatív potenciált, Te cégvezetőként is profitálhatsz a jó hangulatú, motivált csapat lelkesedéséből. Ez pedig a célértékek gyorsabb elérésében is hamar megmutatkozik majd.
TeamCollab
A radikális hatékonyságnövelő. Feladatkezelő szoftverünkkel akár 30%-kal produktívabbá teheted csapatod munkavégzését! Az alkalmazás segítségével a felhasználók egyszerűen rendezhetik feladataikat, meghatározhatják a prioritásokat, és követhetik a határidőket. Emellett – többek között – a státuszokat, a címkéket és sablonokat is testre szabhatod, szűrhetsz és archiválhatsz feladatokat. A különlegességünk abban rejlik, hogy nem csak szoftveres megoldásokat kínálunk, hanem tanácsadást és támogatást is nyújtunk a digitális átálláshoz. A magyar nyelvű oktatóvideók és támogatás, valamint a könnyű használhatóság teheti vonzóvá a magyar kis- és középvállalkozások számára. Ráadásul a feladatkezelőnket most ingyenesen is kipróbálhatod, ehhez nincs más dolgod csak, hogy regisztrálsz egy új fiokkal!
Cégvezetőként eleged van a káoszból?
Segítünk hatékonyan megszervezni a csapatod munkáját.
- Rendezd a feladatokat, határozd meg a prioritásokat, és kövesd nyomon a határidőket egyszerűen.
- Vitorlázz sikeresen a projektek hullámzó tengerén a tervezési fázistól a sikeres befejezésig.
- A célkitűzés a csapatod iránytűje a sikerhez, inspirál és összekovácsolja a munkatársakat.
