Egy láthatatlan „karmester”, aki összefogja vállalkozásod futó ügyeit: egy projektmenedzsment szoftver beszerzésével percek alatt átláthatod céged működését. Ám mielőtt elkezdenéd egynek a használatát, fontos, hogy tudd, mi is a célod vele. Biztos, hogy az illeszkedik a leginkább vállalkozásod működéséhez? Cikkünk segít rájönnöd a válaszra!
Mire van szüksége a vállalkozásodnak?
Ha azt mondja valaki, „vállalkozó vagyok”, a legtöbbek lelki szemei előtt máris egy gazdag cégtulajdonos jelenik meg, aki számos alkalmazottat irányít. Persze, akár ez is lehet az igazság – viszont vállalkozó a szabadúszó is, a kétfős tanácsadó irodát működtető KKV-vezető, ahogyan egy nagyobb ipari cég tulajdonosa is. Ez kapásból három, teljesen eltérő igényekkel bíró vállalkozástípus, melyek napi tevékenységei is más-mást ölelnek fel.
Egy szabadúszónak például – aki jellemzően csak a saját feladatait kell átlátnia – valószínűleg inkább egy feladatkezelő szoftverre van szüksége. Ez annyiban különbözik a projektmenedzsment szoftvertől, hogy a csapattagok, alvállalkozók és munkatársak közti együttműködés helyett az egyéni teendőkre fókuszál. Az emlékeztetőkkel, to-do listákkal és más értesítésekkel tehát egyéni vállalkozóként tudod a leginkább kézben tartani munkádat.
Íme egy remek példa, ha feladatkezelő szoftvert keresel.
Próbáld ki a TeamCollab ingyenes verzióját most!
Kiknek ajánljuk a projektmenedzsment szoftver beszerzését?
A projektmenedzsment szoftverek ellenben egy jóval magasabb komplexitásszintnél lehetnek hasznosak. Azaz abban az esetben, ha egyszerre lenne szükség több projektterület könnyű és gyors áttekintésére, valamint a mindennapos működést megkönnyíti automatizmusokra. Neked is javasoljuk egy ilyen program beüzemelését, amennyiben…
1. …egy kisvállalkozást, vagy annál nagyobb céget vezetsz
Több ember esetén már egyszerűen nem engedheted meg magadnak, hogy ne tudd, melyik folyamat hol tart. Ha az ügyfél belekérdez, mikorra várható egy részfeladat teljesítése, nem kelt professzionális benyomást, ha első körben a sok post-it között nem is találod meg, miről van éppen szó… Egy projektmenedzsment szoftverrel viszont néhány klikk, és máris láthatod, ki, mivel és hogy halad.
2. …dinamikusan fejlődik a céged
Egyre több az ügyfeletek, a lehető legkülönbözőbb ipar- és tudományterületekről? Azért, hogy kezelni tudjátok dinamikus fejlődéseteket, mindent pontosan rögzíteni kell, egy helyen – amit minden érintett bármikor elér. Így sosem vesztek el a megbízók kavalkádjában!
3. …hatékonyabbá tennéd a tervezést
Pontosan azért, mert egyre több a kliens, az időt is egyre hatékonyabban kell beosztanotok. Egy átlagos munkanap még mindig 8 órás (amiből kb. 6-6,5 óra a ténylegesen hasznosítható), és érthető, ha senki sem akar rendszeresen túlórázni az új projektek miatt. Egy ilyen programmal sokkal hamarabb feltérképezhetitek a szükséges teendőket, a résztvevők számát és kompetenciáit, mintha a klasszikus módon, papír alapon próbálkoznátok meg a projektek megszervezésével.
4. …ha van egy célod a programmal
És ezt kollégáidnak, ügyfeleidnek is képes vagy érthetően, számukra is logikusan elmagyarázni. Egy projektmenedzsment szoftver számos problémára nyújthat megoldást, viszont cégvezetőként a te felelősséged, hogy megmutasd csapatodnak, a szoftver az ő munkájukat hogyan befolyásolja.
Fontos az is, hogy ha kiválasztottad a legmegfelelőbb programot, tanítsd meg nekik, melyik szín és jelölés mit jelent, mely státuszt és feladatot hogyan kell elnevezni. Ezzel nemcsak a saját dolgodat könnyíted meg, amikor korán reggel megnyitod a programot, de az övékét is. Így ugyanis számodra is jelezhetik, ha valahol elakadás van (pl. a piros színnel), vagy elkészültek a projekttel.
5. …szeretnél végre egy platformon integrálni minden adatot
Lényeges még az is, hogy csak akkor kezdj el céges szinten is használni a programot, ha felkészültél rá (és a csapatod is), hogy tényleg MINDENT ott vezessetek ezentúl. Egy jó program integrálható például a Gmail-lel és a Google Drive-val is, így mindent elérsz egy helyről. Ám nem funkcionál majd elég hasznosan a „jó, de már úgy megszoktam az Excelt”-mentalitással. Hagyj némi teret a kollégáidnak is, hogy átálljanak, de gondoskodj róla, hogy egy bizonyos idő után már csak oda vigyenek fel minden fontos adatot!
Segítségre van szükséged? Próbáld ki a TeamCollab ingyenes verzióját most!
Népszerű projektmenedzsment szoftverek és használatuk
A legtöbb projektmenedzsment szoftver rendelkezik ingyenes és fizetős verziókkal is. Az alábbiakban most épp ilyeneket veszünk górcső alá – megmutatva azt is, melyik verzió mit tud belőlük:
-
-
TeamCollab
-
Projektmenedzsment eszközünkkel akár 12%-kal pontosabbá teheted a projektbecsléseidet! Hogy ez mit jelent a gyakorlatban? A strukturált megközelítés révén optimalizálhatod erőforrásaidat. A kockázatok korai azonosításával –melyet szoftverünk szintén lehetővé tesz – a projekt sikerességének esélyét, míg az információk könnyebb megosztásával a csapatod kommunikációjának hatékonyságát növelheted. Ebben programunk számos különböző nézete is segítségedre lesz. Mindezt első körben ingyenesen ki is próbálhatod: ehhez csak egy fiók regisztrálására van szükséged!
-
-
ClickUp
-
Ez egy felhőalapú „produktivitás szoftver” a leírása szerint. Az együttműködéseket, a jelentések és projektek lekövetését egyformán segíti – csakúgy, mint a munkaidő számon tartását.
Az ingyenes verzióban 100 MB-nyi tárhelyet és korlátlan felhasználó- és feladatszámot, projekt-munkaterületet kapunk. Nem is beszélve a 100-cél-100 portfólió-100 egyedi mező használatának lehetőségéről, korlátozott mértékű jelentéskészítéssel.
A fizetősnél emellett még teljes jelentéskészítési lehetőségünk, integrációnk és tárhelyünk is van.
-
-
BaseCamp
-
Mobilról és webes böngészőből egyaránt használható, web alapú szoftver, és szinte minden típusú szervezet számára alkalmas. Ez egy valós idejű kommunikációt, fájlmegosztást és feladat-nyomonkövetést nyújtó rendszer.
Az ingyenes verzió méretében (1 GB-nyi tárhely) is inkább szabadúszóknak vagy családoknak kínál projekttervezési lehetőséget. 20 felhasználó és 3 projekt a maximum kapacitása.
A fizetősnél ellenben 99 dollárnyi havidíjért 500 GB-os tárhelykapacitást, számtalan felhasználómennyiséget és ugyanennyi projekindítási lehetőséget kapunk.
-
-
Jira
-
Kifejezetten agilis, szoftverfejlesztő csapatok számára kifejlesztett folyamatkezelő. A leginkább az egyedi munkafolyamatokat, esetleg hibrid modelleket alkalmazó csapatoknál működik jól. A szoftver az ütemtervek létrehozásával, az egyszerű, drag-and-drop felülettel, a hibajegyek létrehozhatóságával a hatékonyságát növelését, az átláthatóságot maximálisan segíti.
Az ingyenes verziója többek között Kanban-és Scrum-táblákat, 2 GB-nyi tárhelyet, testre szabható folyamatokat, közösségi támogatást nyújt.
A fizetős pedig 250 GB-nyi tárhelyet, illetve további, hasznos funkciókat (pl. audit log), ami minimum 10 felhasználótól indul.
Ha már választottál közülük, útravalóként adnánk még egy utolsó tippet. Gondold át előre a projektek lekövetését, a projekttervezés folyamatát és a módszertant a projektek kezelésére a programban! Így egyszerűbbé teheted a szoftverre való átállást kollégáid és saját magad számára is.
Cégvezetőként eleged van a káoszból?
Segítünk hatékonyan megszervezni a csapatod munkáját.
- Rendezd a feladatokat, határozd meg a prioritásokat, és kövesd nyomon a határidőket egyszerűen.
- Vitorlázz sikeresen a projektek hullámzó tengerén a tervezési fázistól a sikeres befejezésig.
- A célkitűzés a csapatod iránytűje a sikerhez, inspirál és összekovácsolja a munkatársakat.
